Deskripsi Pekerjaan
Posisi Executive Sekretaris cum Personal Assistant adalah peran krusial dalam mendukung efektivitas dan produktivitas eksekutif tinggi. Anda akan menjadi mitra strategis yang memastikan operasional harian berjalan lancar dan agenda eksekutif terkelola dengan optimal.
Kandidat ideal yang kami cari adalah individu yang memiliki kemampuan organisasi yang luar biasa, kecerdasan emosional tinggi, serta kemampuan berkomunikasi yang efektif. Anda akan bekerja dalam lingkungan dinamis di mana profesionalisme, ketepatan waktu, dan kerahasiaan menjadi nilai utama.
Tanggung jawab Anda akan meliputi pengelolaan jadwal eksekutif yang kompleks, persiapan dokumen penting, koordinasi rapat strategis, serta pengelolaan komunikasi internal dan eksternal. Anda juga akan bertanggung jawab atas perjalanan dinas domestik dan internasional, memastikan semua persiapan berjalan tanpa hambatan.
Posisi ini menawarkan kesempatan untuk berkembang dalam lingkungan profesional yang menantang dengan dukungan tim yang solid. Jika Anda adalah individu yang detail-oriented, proaktif, dan mampu bekerja dengan tekanan, posisi ini cocok untuk Anda.
Tanggung Jawab
- Mengelola dan mengoptimalkan jadwal eksekutif termasuk pertemuan, janji, dan kegiatan penting
- Membuat notulen rapat yang akurat dan menyusun laporan hasil rapat untuk eksekutif
- Mengkoordinasikan perjalanan dinas domestik dan internasional termasuk pemesanan tiket, akomodasi, dan agenda rapat
- Mengelola korespondensi dan komunikasi internal maupun eksternal dengan profesional
- Mempersiapkan dokumen presentasi dan laporan penting untuk rapat strategis
- Mengawasi administrasi harian termasuk pengelolaan surat-menyurat, arsip, dan data penting
- Bertindak sebagai titik kontak utama bagi stakeholder internal dan eksternal
- Membantu dalam pengelolaan proyek khusus sesuai instruksi eksekutif
Kualifikasi
- Pendidikan minimal D3/S1 dari jurusan Administrasi Bisnis, Sekretaris, atau bidang terkait
- Pengalaman minimal 3-5 tahun sebagai Sekretaris Eksekutif atau Personal Assistant
- Kemampuan berkomunikasi yang sangat baik dalam bahasa Indonesia dan Inggris (lisan dan tulis)
- Kemampuan organisasi yang tinggi dan kemampuan mengelola waktu yang efektif
- Keahlian dalam penggunaan software Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
- Kemampuan bekerja dengan tekanan dan memenuhi deadline dengan ketepatan waktu
- Ketelitian, kehati-hatian, dan integritas yang tinggi
- Disiplin, profesional, dan dapat menjaga kerahasiaan informasi sensitif